Die Gemeinde Gärtringen in Baden-Württemberg geht beim Thema Digitalisierung am Bauhof voran. Nahezu das komplette Auftragsmanagement wurde von Stift und Papier auf Computer und Smartphone umgestellt. Wo früher noch Auftragszettel vom Rathaus zum Bauhof gebracht wurden, bekommen die Mitarbeiter heute ihre Aufträge in Sekundenschnelle über die upkeepr-App zugespielt. Die komplette Liste mit allen Aufgaben hat nun jeder in seiner Hosentasche.

Und auch in der Verwaltung findet das digitale Auftragsmanagement großen Anklang: "Wir haben enorm an Transparenz und Übersichtlichkeit dazugewonnen.", berichtet Ursula Zinser, Sachgebietsleiterin der Liegenschaften in Gärtringen. "Und schneller sind wir auch geworden. Wenn uns heute ein Bürger wegen einem klappernden Schachtdeckel anruft, hat der Bauhof wenige Minuten später schon den Auftrag vorliegen und kann diesen per Mausklick zur Bearbeitung an den oder die Mitarbeiter weiterleiten. Auch unsere 8 Hausmeister sind aufgabentechnisch nun digital unterwegs, das hat einiges an Übersichtlichkeit gebracht.", so Zinser weiter.

Erleichterung hat sich auch durch wiederkehrende Aufgaben wie z.B. die Dokumentation der Spielplatzkontrolle eingestellt. Die Prüfprotokolle sind dabei exakt an den jeweiligen Spielplatz angepasst und für den mobilen Gebrauch optimiert. Erfasste Mängel werden automatisch den einzelnen Spielgeräten zugeordnet und können per Foto dokumentiert werden. Nach dem Abschließen landen die Berichte inklusive Mängelliste dann quasi in Echtzeit auf dem Bildschirm der Verantwortlichen. "Die Ergebnisse der Spielplatzkontrolle kann ich mir ohne Zeitverzögerung anschauen und dann entscheiden welche Maßnahmen zu treffen sind. Die Dokumentationspflichten sind ebenfalls erfüllt.", so Christoph Klingler, Bauhofleiter in Gärtringen.